5 veelgemaakte fouten bij Export

Exporteren biedt enorme kansen , maar er zijn valkuilen die je als exporteur eenvoudig kunt vermijden. In deze blog bespreken we 5 veelvoorkomende fouten die we als logistieke dienstvelrener regelmatig zien, en geven we praktische tips om ze te voorkomen. Zo voorkom je vertragingen, boetes of onnodige kosten aan de grens.

1️⃣ Verkeerd gebruik van incoterms

Wat gaat er vaak mis?

Veel bedrijven kiezen lukraak een incoterm of nemen de standaard van een klant over zonder de implicaties volledig te begrijpen. Dit kan leiden tot onduidelijkheid over verantwoordelijkheden, kosten en risico's.

Hoe voorkom je dit?

Maak vooraf duidelijke afspraken over de verantwoordelijkheden van jou als exporteur en die van de koper.

Gebruik altijd de volledige Incoterm met bestemmingslocatie in een niet-EU-land, zoals:

• DAP – Zürich, Zwitserland
• CIF – New York, USA

Toelichting bij de voorbeelden:

• DAP – Zürich, Zwitserland: Jij als exporteur regelt het volledige transport tot aan het adres van de klant in Zwitserland. De koper zorgt daar voor de inklaring en eventuele invoerrechten.
• CIF – New York, USA: Jij regelt het zeetransport tot aan de haven in New York, inclusief verzekering. Vanaf aankomst in de haven is de koper verantwoordelijk voor inklaring en verder transport.

Let op: Voor leveringen binnen de EU zijn Incoterms ook bruikbaar, maar vooral voor transportafspraken en risico-overdracht, niet voor douanedoeleinden.

2️⃣ Onvolledige of onjuiste douanedocumentatie

Wat gaat er vaak mis?

Zendignen lopen vertragingen op omdat exporteurs verplichte documenten missen, zoals de commerciële factuur, paklijst of exportvergunning. Ook komt het voor dat de waarde of omschrijving niet klopt.

Hoe voorkom je dit?

• Gebruik een caste checklijst per zendingstype.
• Zorg dat de factuur, paklijst en exportvegunningen altijd up-to-date en afgestemd op de zending zijn.
• Laat je documenten controleren door een logistieke expert of douaneagent voordat je verzendt.

3️⃣Fouten in goederencodes (HS-Codes)

Wat gaat er vaak mis?

Een verkeerde HS-code leidt tot foute heffingen of vertreagingen. Ook kunnen zendingen onterecht onderworpen worden aan importbeperkingen.

Hoe voorkom je dit?

• Maak gebruik van de slimme HS-finder in Explect Online om fouten te voorkomen.
• Documenteer en archiveer gebruikte codes per productgroep.
• Vraag een bindende tariefinlichting (BTI) aan bij twijfel.

4️⃣ Geen voorbereiding op vertragingen of compliance-eisen

Wat gaat er vaak mis?

Veel exporteurs houden geen rekening met onverwachte douanecontroles, documentencontroles of feestdagen in het importland.

Hoe voorkom je dit?

• Plan met een buffer, wees realistisch over doorlooptijd
• Ken de compliance-eisen an het land van bestemming
• Houd seizoensdrukte (bijv. Chinees Nieuwjaar, Ramadan) in het oog.

5️⃣ Gebrek aan inzicht in lokale importregels

Wat gaat er vaak mis?

Zendingen worden geweigerd of vastgehouden omdat producten verboden zijn, registratie vereisen of etikettering niet voldoet aan lokale regelgeving.

Hoe voorkom je dit?

• Raadpleeg een lokaal douaneagent of importpartner voor export naar nieuwe markten.
• Controleer of je product toegestaan is en aan de lokale eisen voldoet (etiket, certificering, verpakking).
• Monitor veranderingen in regelgeving actief.

Exporteren met minder risico's

Een succesvolle exportzending begint bij een goede voorbereiding. Door bovenstaande valkuilen te vermijden, verhoog je niet alleens de betrouwbaarheid van je leveringen, maar versterk je oook je reputatie als betrouwbare handelspartner.

🔍 Meer weten of hulp nodig bij jouw exportzendingen?

Bij explect helpen we je met douaneformaliteuiten, transport en digitle tools om alles goed te regelen. Neem contact met ons team op.