MKB Expediteur

De eerste zending van je leverancier is vaak een reality check: extra terminals, toeslagen en papierwerk waar je vooraf geen zicht op had. Een expediteur voorkomt gedoe, bewaakt planning en kosten en regelt douane en documenten. Goed werk scheelt vertraging, opslagkosten en discussies met leveranciers. En het maakt je kosten voorspelbaar. Dat is precies waar je als MKB-importeur op stuurt.

Wat is het?

Een expediteur (freight forwarder) is de regisseur van je internationale zending. Niet de vervoerder zelf, maar de partij die het complete traject plant en aanstuurt: ophalen bij de leverancier, zee- of luchtvracht boeken, douaneafhandeling, terminals, verzekering en levering. De expediteur bundelt zendingen, kiest de slimste route, controleert documenten en communiceert met rederijen, airlines, loodsen en douane.

Vuistregel: de expediteur is je aanspreekpunt voor het hele traject. De rederij of airline zie je meestal niet, behalve op documenten.

Wanneer krijg je ermee te maken?

• Je importeert van buiten de EU (bijv. China, VS, Turkije) en je leverancier biedt EXW, FOB, CIF of DAP/DDP aan.
• Je verkoopt via bol.com of eigen webshop en wilt stabiele levertijden en voorspelbare kosten.
• Je hebt LCL (deelcontainer), FCL (volle container), luchtvracht of een combinatie nodig.
• Je product vraagt om speciale aandacht: batterijen, cosmetica, voeding, hout (ISPM-15), lithium, aerosols.
• Je wilt btw verleggen (artikel 23) en zoekt iemand die inklaring en aangifte netjes afhandelt.
• Je wilt niet zelf achter terminals, ENS/ICS-veiligheidsmeldingen en douanevergunningen aan.

DDP is altijd het makkelijkst — DDP van de leverancier lijkt handig, maar bevat vaak verborgen kosten en risico’s bij inklaring in Nederland. Laat het vooraf toetsen.

Hoe werkt het in de praktijk?

Intake en route-advies

- Product, HS-code (douanecode), Incoterm, volumes/gewichten, deadline, afleveradres (magazijn of bol.com DC).

- Voorstelmodaliteit: zee LCL/FCL, lucht, rail of een mix. Inclusief doorlooptijd en belangrijkste risico’s.

Offerte en planning

- Tarief en doorlooptijd met actuele toeslagen (brandstof, congestie, seizoen).

- Heldere uitsplitsing: oorsprongskosten, hoofdvracht, bestemmingskosten, douane, levering.

Documentvalidatie (Explect)

- Controle van commercial invoice, paklijst, HS-codes, Incoterms, markeringen, ISPM-15, gevaarlijke goederen (MSDS), EORI en btw.

- Waar nodig, aanpassingen en instructies aan je leverancier om vertragingen en extra kosten te voorkomen.

Boeking en pick-up

- Ruimte boeken bij rederij of airline, pick-up instrueren, cut-offtijden bewaken.

- VGM, exportdocumenten bij vertrek, house/master B/L of airwaybill.

Veiligheids- en douaneprocessen onderweg

- Veiligheidsmeldingen (ENS/ICS2), transshipment-coördinatie, tracking en statusupdates.

Aankomst en inklaring

- Lossen, terminal handling, douaneaangifte, invoerrechten en btw-afhandeling (btw verleggen als ingesteld).

- Eventuele inspecties of documentcontroles afhandelen.

Levering laatste deel

- Tijden en vereisten voor ontvangst (dock, tijdvenster, FBA/bol labels en afspraken).

- Nacalculatie en dossieroverdracht met alle bewijsstukken.

Praktijktip: een ontbrekende of onvolledige paklijst leidt geregeld tot vertraging en opslag. Reken op extra kosten van vaak eur 200+ door rebooking, opslag of aanvullende handling.

Wat kost een expediteur voor MKB?

Kosten bestaan uit meerdere onderdelen. De exacte bedragen hangen af van route, seizoen, volume/gewicht, Incoterms en toeslagen.

• Oorsprongskosten: pick-up, exportdocumenten, consolidatie.
• Hoofdvracht: zee (LCL/FCL), lucht, rail. Tarieven bewegen per seizoen/week.
• Bestemmingskosten: terminal handling, lossing/consolidatie, documentkosten.
• Douane: aangifte (inklaring), eventuele inspecties, rechten en btw (btw kan vaak worden verlegd).
• Levering: vrachtwagen/koerier naar magazijn of bol.com DC.
• Expediteursfee: dossiervorming, planning en coördinatie.
• Toeslagen: brandstof, congestie, hoogseizoen, veiligheid.

Indicatie voor kleine MKB-zendingen (kan verschillen):

• Zee LCL, 1 cbm / 150–250 kg uit China naar NL: totaal vaak in de bandbreedte eur 500–900 excl. rechten/btw.
• Luchtvracht, 50–100 kg chargeable: vaak eur 7–12 per kg all-in tot aan de luchthaven + lokale afhandeling en levering.

Let op extra’s bij vertraging:

• Opslag en demurrage/detention kunnen snel oplopen.
• Onvolledige documenten zorgen regelmatig voor eur 200+ extra kosten en dagen vertraging.

Snelle check van je kosten: vraag altijd om uitsplitsing per fase (oorsprong, hoofdvracht, bestemming, douane, levering) en de incoterm waarop de offerte is gebaseerd.

Veelgemaakte fouten

• Verkeerde of onduidelijke Incoterms (bijv. DDP zonder duidelijkheid over wie in NL inlaart).
• Geen of verkeerd EORI-nummer opgegeven, waardoor inklaring stokt.
• Onjuiste HS-code met te hoge of te lage rechten en risico op boetes of nabetaling.
• Ontbrekende of slordige paklijst en factuur; veroorzaakt vaak eur 200+ extra kosten door vertraging.
• Geen artikel 23 (btw verleggen) geregeld, waardoor je btw moet voorfinancieren.
• ISPM-15 of producteisen genegeerd (hout, batterijen, gevaarlijke stoffen).
• LCL onderschatten: bestemmingskosten, documentkosten en handling komen bovenop de zeevracht.
• Te laat FBA/bol-instructies en labels aanleveren (vensters gemist, herboeking nodig).

Wat heb je nodig aan documenten/gegevens?

• Bedrijfsgegevens en EORI-nummer.
• Commercial invoice: afzender/ontvanger, goederenomschrijving, HS-codes, aantallen, waarden, valuta, Incoterms, leveradres.
• Paklijst: colli, afmetingen, bruto/nettogewichten, marks en nummers.
• Contactgegevens leverancier en laadadres, inclusief openingstijden.
• Vervoerskeuze en deadline (must-arrive-by).
• Productdocumentatie (bijv. CE, DoC, MSDS, testrapporten) waar van toepassing.
• Houtverpakkingsverklaring (ISPM-15) indien relevant.
• Machtiging douane-vertegenwoordiging en btw-instellingen (artikel 23 als je wilt verleggen).
• Label- en inboundvereisten voor bol.com of andere DC’s.
• Verzekeringskeuze (wel/geen goederentransportverzekering).

Wat kun je zelf doen en waar helpen wij bij?

Wat je zelf goed kunt doen

• Met je leverancier duidelijke Incoterm-afspraken (vaak FOB of EXW) en laadvensters.
• Complete factuur en paklijst verzorgen en op tijd delen.
• HS-codes en productspecificaties aanleveren; wij toetsen mee.
• Inbound-vereisten van bol.com voorbereiden (labels, tijdslot).
• Artikel 23 aanvragen en EORI controleren.

Waar wij bij helpen

• Routekeuze, planning en tariefadvies per modaliteit, met doorlooptijd en risico’s.
• Boekingen bij rederij/airline, pick-up, consolidatie en levering van het laatste deel.
• Documentvalidatie vooraf: we controleren en corrigeren je documenten en instructies richting de leverancier.
• Douane-afhandeling: aangifte, btw-verlegging, bewaken van inspecties en vrijgave.
• Dossiervorming, tracking en communicatie met terminals en loodsen.
• Afhandeling van bijzonderheden: gevaarlijke goederen, batterijen, retouren, claims.
• Werken met een vaste, transparante werkwijze zodat je per stap weet waar je aan toe bent.

Veelgestelde vragen (FAQ)

• Is een expediteur hetzelfde als een vervoerder?

- Nee. De expediteur regelt en coördineert het hele traject en schakelt vervoerders in. De vervoerder voert het transport fysiek uit.

• Mijn leverancier biedt DDP. Meenemen of niet?

- Alleen als helder is wie in NL inlaart en welke kosten inbegrepen zijn. Regelmatig zitten er lokaal extra’s in. Laat het vooraf toetsen.

• Heb ik een EORI nodig?

- Ja, als bedrijf dat invoert in de EU heb je een EORI-nummer nodig voor douaneaangiften.

• Kan ik btw verleggen bij import?

- Met artikel 23 kun je invoer-btw verleggen naar je btw-aangifte. Vraag dit tijdig aan en geef het aan bij inklaring.

• Wanneer kies ik luchtvracht?

- Als doorlooptijd cruciaal is, bij kleinere volumes of kwetsbare goederen. Reken op hogere kosten per kg dan zee/rail.

Tip voor bol.com verkopers: check inbound-vensters en labelvereisten voordat je boekt. Herlevering of herlabelen kost tijd en geld.

Actie: plan een intakegesprek

Wil je je eerste (of volgende) zending zonder verrassingen organiseren en vooraf zeker weten wat het kost? Plan een kort intakegesprek. We lopen je route, documenten en risico’s door en geven een heldere kosteninschatting.

Meer achtergrond: expediteur voor MKB — https://www.explect.nl/mkb/expediteur