Help! Voorraad stress
Door: Explect, 13 Februari 2023
Wanneer je de beslissing neemt om je eigen bedrijf te starten, heb je alle touwtjes in handen. Dat kan betekenen dat je producten wilt verkopen op een manier die past bij de levensstijl die jij wilt leiden. Het geeft jou de mogelijkheid om te beslissen wanneer jij met jouw producten in de “verkoopmodus” gaat. Maar het plaatst je ook op de bestuurdersstoel wanneer er vragen gesteld worden of beslissingen genomen moeten worden. Als je een product altijd beschikbaar hebt voor verkoop, kun je in een staat van verkopen in het ongewisse raken en dan is voorraadbeheer belangrijk. Je wilt niet te veel of te weinig spullen hebben, anders ga je gewoon geld verspillen en mislopen. Dus het is belangrijk om bij te houden wat je allemaal hebt en hoeveel het waard is.
Als je net begint, is het belangrijk om te snappen dat goed voorraadbeheer kan helpen om kosten te verlagen en winst te verhogen. Dus zorg ervoor dat je weet welke spullen populair zijn en welke je het meeste geld opleveren. Je moet ook weten hoe snel spullen verkopen en hoelang het duurt om nieuwe spullen te krijgen. Anders raak je in paniek en ga je te veel spullen bestellen, wat gewoon zonde van je geld is.
We geven je zes tips om alles op een rijtje zetten.
1. Breng (en houd) structuur in je voorraad
Om goed te kunnen starten is het belangrijk dat je weet wat je in huis hebt. Om goed overzicht te houden over je voorraad moet er een logische structuur zijn, het moet voor jou maar ook voor je personeel duidelijk te overzien zijn.
2. Stel je prioriteiten
Je moet slim zijn en bepalen welke spullen je altijd op voorraad moet hebben en welke je wel kunt laten zitten. Het is handig om zelf te beslissen welke spullen een veiligheidsvoorraad nodig hebben, zodat je nooit zonder zit. Een groot probleem hierbij is het voorkomen van schade tijdens opslag en transport. Een oplossing hiervoor is het instellen van een schademarge. Dit is een bepaald percentage van de waarde van je voorraad dat je reserveert om eventuele schade te dekken. Zo voorkom je dat schade grote financiële gevolgen heeft en kun je blijven opereren zonder grote verliezen te lijden. Maar zorg er wel voor dat je regelmatig je schademarge beoordeelt en aanpast, anders werkt het niet meer goed.
3. Kies je voorraadbeheermethode die bij je past
Een handig trucje om je voorraad te beheren is om een voorraadbeheermethode te gebruiken. Maak het voor iedereen in je bedrijf duidelijk welke methode je gebruikt. Populaire trucjes zijn JIT (Just In Time), FIFO (First In, First Out) en LIFO (Last In, Fist Out)
4. Zorg voor snelle, betrouwbare toeleveranciers
Om je inventaris op niveau te houden is het van belang dat je kan vertrouwen op je leveranciers. Wees selectief bij het zoeken van een leverancier en zorg ervoor dat ze zich houden aan de gemaakte afspraken.
5. Zorg voor de administratie
Het is belangrijk om een goed beeld te hebben van de hoeveelheid producten die je bedrijf in omloop heeft, om de inkoop zo goed mogelijk af te stemmen op de verkoop. Zorg ervoor dat je de administratie goed bijhoudt, zodat je niet te veel of te weinig inkoopt. Overweeg ook of het gebruik van ICT (bijvoorbeeld streepjescodes) een meerwaarde kan bieden voor jouw onderneming. Een Warehouse Management System (WMS) zoals gebruikt wordt in supermarkten kan vele voordelen opleveren voor de voorraadadministratie.
6. Maak geregeld een balans op
Houd regelmatig in de gaten of de werkelijke voorraad overeenkomt met de administratieve voorraad. Hoe vaak je dit doet, is afhankelijk van het type bedrijf dat je runt. Onderschat niet de moeite die dit kost, dit wordt ook wel balansen genoemd. Het vereist een hoge mate van nauwkeurigheid om de werkelijke voorraad correct in kaart te brengen. Voor de belastingdienst hoef je de exacte waarde van je voorraad niet te bepalen, maar een goede schatting wordt wel verwacht.
Er zijn veel programma's en tools die je kunnen helpen om de boel te automatiseren. Maar weet wel dat je niet zo'n fancy systeem hoeft te hebben als Apple ofzo. Kies gewoon iets wat past bij jouw bedrijf en wat niet te ingewikkeld is.
Zorg ervoor dat je je voorraad regelmatig checkt en updatet. Anders loop je het risico dat je zonder spullen zit, of dat je te veel spullen hebt die niemand wil kopen. En dat is niet het doel van jouw bedrijf. Dus, om het kort te houden, voorraadbeheer kan je geld opleveren en je bedrijf laten groeien. Begin gewoon met een inventaris en bepaal de beste voorraadniveaus voor jouw bedrijf. En dan komt alles goed, toch?