Waarom deze Purchase Order Agreement essentieel is in jouw samenwerking met leveranciers

Wanneer je goederen of diensten inkoopt, wil je zeker weten dat alle afspraken goed vastliggen. Deze Purchase Order Agreement is daar de perfecte oplossing voor: het is een duidelijke en juridisch onderbouwde overeenkomst die je samen met de leverancier opstelt en bevestigt. Het mooie? Je hoeft niets zelf op te stellen. Na het invullen genereer je automatisch een professionele PDF die je direct naar de leverancier kunt sturen. Hiermee bevestig je op een overzichtelijke en bindende manier alle belangrijke afspraken.

Wat je vastlegt in deze overeenkomst

Deze overeenkomst zorgt ervoor dat beide partijen – jij als koper en de leverancier als verkoper – vooraf weten waar ze aan toe zijn. Je legt o.a. het volgende vast:

• Bedrijfsgegevens en contactpersonen van koper en verkoper
• Bestelgegevens: ordernummer, leverdatum, productomschrijving
• Leveringsvoorwaarden: op basis van Incoterms 2020
• Betalingstermijnen: inclusief percentage bij order en bij levering
• Inspectie- en acceptatiebeleid: wat gebeurt er bij gebreken?
• Garantievoorwaarden en geldigheidstermijn
• Beëindigingsvoorwaarden en vertrouwelijkheid

Waarom dit je helpt als professional

Door deze overeenkomst te gebruiken:

• ✅ Heb je een duidelijke, herhaalbare structuur voor al je inkoopafspraken
• ✅ Voorkom je discussie achteraf over leverdatum, prijs of productkwaliteit
• ✅ Stuur je direct een PDF naar de leverancier voor akkoord – professioneel en efficiënt
• ✅ Verhoog je betrouwbaarheid als serieuze zakenpartner

Je laat hiermee zien dat je je processen op orde hebt. Leveranciers waarderen dat, want het schept vertrouwen.

Hoe werkt het in de praktijk?

1. Vul de gegevens van de order en beide partijen in via de digitale omgeving
2. Controleer en download de PDF die automatisch gegenereerd wordt
3. Stuur de PDF naar de leverancier per e-mail met het verzoek om akkoord (en evt. ondertekening)
4. Bewaar de bevestigde overeenkomst centraal in je administratie of CRM
5. Gebruik hetzelfde document bij toekomstige bestellingen – je hoeft het wiel niet telkens opnieuw uit te vinden

Het is meer dan alleen een registratie

De Purchase Order Agreement is meer dan alleen een registratie van een bestelling. Het is een solide basis voor een professionele samenwerking tussen jou en je leveranciers. Je voorkomt verrassingen, versnelt je processen en je staat juridisch sterker mocht er iets misgaan.

Zorg dat je deze overeenkomst standaard gebruikt bij elke nieuwe inkoop. En wil je het nog makkelijker maken?

Boek gelijk het transport hiervan met Explect Online en upload het document erbij.