Incoterms bij import uit India

Wat is het?

Incoterms zijn internationale leveringsvoorwaarden (laatste versie: Incoterms 2020, uitgegeven door de ICC) die vastleggen wie welke kosten, risico’s en taken heeft bij internationaal transport. Denk aan laden, export- en importformaliteiten, hoofdtransport, verzekering en afleverpunt.

Belangrijk om te weten:

• Incoterms regelen geen eigendomsoverdracht of betalingstermijn.
• De incoterm bepaalt niet automatisch wie juridisch importeur is, maar in de praktijk wel wie inklaart en belastingen betaalt.
• Je incoterm moet altijd genoemd worden met plaats en jaartal, bijvoorbeeld: FOB Nhava Sheva (Mumbai), Incoterms 2020.

Wanneer krijg je ermee te maken?

• Eerste order bij een fabriek in Gujarat of Tamil Nadu; leverancier stelt CIF Rotterdam voor.
• Je koopt LCL (pallets, geen volle container) uit Mundra of Chennai en twijfelt tussen EXW en FOB.
• Je werkt met een Letter of Credit en je bank stelt documenteisen (B/L, CO, verzekeringspolis).
• Je hebt eerder verrassend hoge bestemmingskosten gehad bij CIF en wilt grip op totale kosten.
• Je zending vertrekt via een ICD (Inland Container Depot) en je wilt duidelijkheid over exportprocedures in India.

Hoe werkt het in de praktijk?

EXW (Ex Works) India – jij regelt alles vanaf de fabriek

• Wat regelt wie:

- Leverancier: goederen beschikbaar stellen op eigen terrein.

- Jij: laden, lokaal transport, Indiase exportdouane, zee-/luchtvracht, verzekering, import.

• Voordeel:

- Maximale controle als je lokaal sterke partners hebt.

• Risico’s:

- In India ligt exportuitklaring bij jou; praktisch kan dat stroef zonder lokale vertegenwoordiger/CHA.

- Extra lokale kosten (terminal/handling) komen bij jou terecht en kunnen wisselen per haven.

- Verlies aan tijd door exportprocedures (Shipping Bill, Let Export Order).

• Wanneer kiezen:

- Zelden aan te raden voor MKB zonder eigen team in India.

FOB (Free On Board) India – vaak het meest controleerbaar voor MKB

• Wat regelt wie:

- Leverancier: binnenlands vervoer tot haven/terminal, exportuitklaring in India, laden aan boord.

- Jij: hoofdtransport, verzekering, import en bestemmingskosten.

• Voordeel:

- Jij kiest de rederij/forwarder en planning. Geen verrassingen aan de oorsprong.

- Exportprocedures zijn verantwoordelijkheid van de leverancier (praktisch in India).

• Risico’s en nuance:

- Bij containerlading adviseert de ICC formeel FCA (risico-overgang bij terminal). In de praktijk wordt FOB in India veel gebruikt, ook voor FCL en LCL. Leg het leverpunt scherp vast: terminal en haven.

• Wanneer kiezen:

- Standaardkeuze voor MKB dat zelf wil boeken en de totale keten wil sturen.

Vuistregel: wil je grip op planning en kosten? Kies minimaal een incoterm met leverplaats in India die export door de leverancier regelt: FCA/FOB.

CIF (Cost, Insurance and Freight) – leverancier boekt tot aankomsthaven

• Wat regelt wie:

- Leverancier: zeevracht + basisverzekering tot afgesproken aankomsthaven (bijv. Rotterdam).

- Jij: bestemmingskosten, inklaring, btw en invoerrechten.

• Voordeel:

- Eenvoudig ogend aanbod: een “all-in” prijs tot haven.

• Risico’s:

- Bestemmingskosten aan jouw zijde kunnen hoger uitvallen dan verwacht.

- Verzekering is vaak minimaal (CIF vereist C-dekking); onderdekking bij schade.

- Minder invloed op vertrekdata, transittijden en lijnkeuze.

• Wanneer kiezen:

- Alleen als je exacte afspraken hebt over documenten, verzekeringsdekking en geen verborgen bestemmingskosten.

CIF is altijd het makkelijkst — vaak niet. Bij CIF verlies je sturing en betaal je aan de achterkant.

Korte flow voor FOB zeevracht uit India

1. Leg in het contract vast: FOB [haven/terminal], Incoterms 2020, HS-code, documentlijst, laadvenster.
2. Leverancier boekt pre-carriage en regelt Indiase export (Shipping Bill, LEO) via een CHA.
3. Jij (of je expediteur) boekt de afvaart en ontvangt de draft Bill of Lading en commercial docs voor controle.
4. Explect controleert documenten voor verscheping; fouten herstellen voor de boot vertrekt.
5. Na vertrek: originele/telex B/L vrijgave, aankomstmelding, inklaring in EU met jouw EORI, levering.

Exportprocedures in India in het kort

• Exporteur heeft een IEC (Importer Exporter Code) en werkt via ICEGATE.
• Customs issueert een Shipping Bill en Let Export Order (LEO) na inspectie/scan.
• Voor FCL: VGM en gate-in bij terminal (o.a. Nhava Sheva/JNPT, Mundra, Chennai).
• Vaak betrokken: een CHA (Customs House Agent) die douaneafhandeling uitvoert.
• Doorlooptijd: meestal 2–4 werkdagen na cargo ready, afhankelijk van haven en product.

Veelgemaakte fouten

• Geen jaartal of plaats bij de incoterm: “FOB India” is te vaag. Schrijf: FOB Nhava Sheva, Incoterms 2020.
• EXW afspreken zonder lokale ondersteuning; exportuitklaring in India blijft hangen.
• CIF accepteren met minimale verzekering en onduidelijke bestemmingskosten.
• FOB gebruiken bij LCL zonder leverpunt op terminal te noemen; discussie over risico-overgang.
• Onjuiste of te globale HS-code, waardoor EU-douane vraagt om extra bewijs en vertraging ontstaat.
• Te laat documenten controleren; fouten in B/L of invoice pas na vertrek ontdekt.
• Original B/L per koerier terwijl een telex release volstaat; onnodige vertraging.

Wat heb je nodig aan documenten/gegevens?

• Van de leverancier/exporteur:

- Commercial Invoice (met incoterm + plaats + Incoterms 2020)

- Packing List (bruto/netto, aantal colli, afmetingen)

- HS-code voorstel en goederenomschrijving

- Shipping Bill + LEO (India) of kopie exportaangifte

- Bill of Lading (of Air Waybill bij lucht) – telex release of originele set

- Eventueel: Certificate of Origin (non-preferentieel), productcertificaten (bijv. MSDS, test reports), fumigatie/ISPM-15 bewijs bij hout

- Verzekeringspolis bij CIF (check dekking en verzekerde waarde)

• Van jouw kant (EU-importeur):

- EORI-nummer, btw-nummer, bedrijfsgegevens

- Machtiging voor douane-expediteur en preferentiedoel (indien van toepassing)

- Productcompliance-documenten voor EU-markt (bijv. CE-conformiteit, REACH) – afhankelijk van product

- Instructies voor vrijgave (telex vs original B/L), contact losadres

- Verzekeringskeuze bij FOB/FCA (cargo-verzekering)

Praktijktip: vraag altijd om drafts van invoice, packing list en B/L nog voor vertrek. Explect controleert deze documenten standaard voor verscheping.

Wat kun je zelf doen en waar helpen wij bij?

• Wat kun je zelf doen:

- Kies bewust tussen FOB, FCA, CIF (en liever geen EXW zonder lokale hulp).

- Noem altijd plaats en jaartal: “FOB Mundra, Incoterms 2020”.

- Leg inkoopcontract vast met documentlijst, laadvenster, kwaliteits- en verpakkingseisen.

- Vraag voorbeelddocumenten bij de proforma en check of de leverancier export kan afhandelen.

- Beslis over verzekering (dekking, clausules) en plan tijdig ruimte op schepen.

• Waar helpen wij bij:

- Contract- en incoterm-check, inclusief risico- en kostenanalyse.

- Exportinstructies voor jouw leverancier in India (wat, wanneer, hoe).

- Boekingen zee/lucht, keuze van haven/route (Nhava Sheva, Mundra, Chennai, Delhi/Mumbai air).

- Documentcontrole voor verscheping en afstemming bank/LC-eisen.

- Douane-afhandeling en levering in de EU, inclusief advies HS-code en invoerrechten.

- Transparant inzicht in herkomst-, laad- en bestemmingskosten.

Meer weten over werken met een vaste expediteur voor MKB? Zie: https://www.explect.nl/mkb/expediteur

Veelgestelde vragen (FAQ)

• Is FOB voor containers wel correct?

- Formeel adviseert de ICC FCA voor containers. In India wordt FOB veel gebruikt. Leg het leverpunt op de terminal vast en zorg dat de leverancier exporteert.

• Wat als mijn leverancier alleen CIF wil aanbieden?

- Het kan, maar leg vast welke documenten, verzekeringsdekking en dat er geen extra “destination add-ons” via hun agent bij jou komen. Vraag total cost scenario op.

• Is EXW goedkoper?

- Niet per se. De lokale kosten en exportafhandeling in India komen dan bij jou terecht. Zonder lokale partner kan dat duurder en trager zijn dan FOB.

• Kan ik DDP afspreken vanuit India?

- Af te raden. DDP vraagt dat de leverancier in de EU kan inklaren, btw kan afdragen en een EORI heeft. Dit gaat vaak mis of wordt duur.

• Welke incoterm kies ik bij luchtvracht?

- Vaak FCA [luchthaven India] of CIP [luchthaven EU]. Bij FCA houd jij regie over vluchtkeuze en kosten; CIP lijkt op CIF maar voor lucht met verzekering.

Actie

Laat je inkoopcontract en incotermkeuze checken voordat je tekent. Stuur ons je conceptafspraak; wij geven snel en concreet advies.