Hoe vind ik een leverancier voor mijn product

Introductie

Sta je op het punt om een product in te kopen of te laten maken? Dan weet je vast hoe lastig het kan zijn om een betrouwbare leverancier te vinden. Je wilt kwaliteit, een goede prijs, en iemand die op tijd levert. Maar hoe begin je eraan? In deze blog neem ik je stap voor stap mee. Van het opstellen van je specificaties tot het kiezen van de juiste logistiek. Zo weet je precies waar je op moet letten en voorkom je verrassingen achteraf.

Inhoudsopgave

In dit artikel lees je:

• Hoe je jouw product goed specificeert
• Hoe je een longlist maakt van leveranciers
• Waar je op let bij de eerste screening
• Hoe je samples vergelijkt en due diligence doet
• Wat er komt kijken bij een proeforder en logistiek
• Hoe je kunt opschalen en leveranciers blijft verbeteren
• Waar je leveranciers vindt en wat de beste kanalen zijn
• Een handige checklist voor due diligence
• Tips over betaling en contracten
• Logistiek en douane in het kort
• Advies per type ondernemer
• Conclusie en veelgestelde vragen

Begin bij de basis: specificeer je product

Voordat je contact opneemt met leveranciers, moet je heel duidelijk weten wat je zoekt. Stel jezelf de volgende vragen:

• Van welk materiaal moet het product zijn?
• Wat zijn de exacte maten of toleranties?
• Zijn er certificaten nodig, zoals CE of RoHS?
• Hoe moet het verpakt worden (inclusief labels en handleidingen)?
• Wat is de minimale bestelhoeveelheid die jij aankunt (MOQ)?
• Welke leveringsvoorwaarden zijn gewenst (zoals FOB of DDP)?

Als je dit goed op papier hebt, voorkom je onduidelijkheden later in het proces. Bovendien neem je de leverancier serieus en krijg je betere antwoorden.

Longlist maken van potentiële leveranciers

Nu je weet wat je zoekt, ga je op zoek naar kandidaten. Zelf gebruik ik deze aanpak:

• B2B-platforms zoals Alibaba, Global Sources en Made-in-China
• Google zoeken op "product + manufacturer + land" (bijvoorbeeld China of Vietnam)
• Vraag eventueel in je netwerk of op beurzen

Probeer 10 tot 20 leveranciers op je lijst te zetten. Zo heb je genoeg keus en kun je vergelijken op prijs, kwaliteit en betrouwbaarheid.

Eerste screening: fabrikant of handelaar?

Niet elke leverancier maakt het product zelf. Veel aanbieders zijn tussenpersonen. Wil je meer grip op kwaliteit en kosten, dan werk je het liefst met een fabrikant. Let op deze punten:

• Heeft het bedrijf een eigen fabriek? Vraag foto’s van de productie
• Wat is hun specialisatie? Maken ze echt jouw type product?
• Hoe lang zijn ze al actief?
• Hebben ze certificaten of testrapporten?
• Hoe reageren ze op je vragen?

Goede leveranciers reageren professioneel, stellen tegenvragen en geven snel duidelijke informatie.

Vraag offertes en informatie op (RFI en RFQ)

Als je shortlist klaar is, stuur je een RFI (Request for Information) of RFQ (Request for Quotation). Vraag bijvoorbeeld:

• Wat is de prijs bij verschillende aantallen?
• Wat is de productietijd en levertijd?
• Wat zijn de kosten voor samples?
• Welke kwaliteitsstandaard hanteren ze (bijvoorbeeld AQL)?
• Hebben ze referenties of bestaande klanten in jouw branche?

Stuur je specificaties mee, zodat ze weten waar ze aan toe zijn. Let ook op hoe snel en professioneel ze reageren.

Samples testen en due diligence

Heb je een paar goede reacties? Dan vraag je samples aan. Beoordeel onder andere:

• Kwaliteit van het materiaal en de afwerking
• Verpakking en presentatie
• Afwijkingen van je specificaties
• Hoe snel en correct de sample geleverd wordt

Daarnaast check je of het bedrijf betrouwbaar is:

• Vraag het registratienummer of bedrijfslicentie op
• Laat indien nodig een fabrieksaudit uitvoeren (op afstand of op locatie)
• Bekijk hoe ze kwaliteit controleren binnen het productieproces
• Controleer of ze sociale of milieucertificaten hebben als dat voor jou belangrijk is

Proeforder plaatsen en logistiek regelen

Is de sample goed en voel je vertrouwen? Dan kun je een kleine proeforder plaatsen. Zorg dat je alles vastlegt:

• Duidelijke inkooporder met productbeschrijving, aantallen en prijzen
• Technische tekeningen en toleranties
• Kwaliteitsplan en controle vóór verzending

Logistiek gezien kies je meestal tussen:

• LCL (deel van een container) bij kleine zendingen
• FCL (volle container) bij grote hoeveelheden
• Luchtvracht als je haast hebt

Zorg dat je weet wat de juiste goederencode (HS-code) is, regel inklaring en verzekering, en kies een Incoterm die bij jouw situatie past. Zelf kies ik meestal voor FOB bij starters.

Vraag je offerte voor het transport makkelijk en snel aan via Explect door hier te klikken.

Schalen en verbeteren

Als de eerste levering goed is gegaan, kun je verder bouwen aan de relatie. Kijk bijvoorbeeld naar:

• Leverbetrouwbaarheid (op tijd, in goede staat)
• Aantal defecte producten of klachten
• Hoe goed de communicatie verloopt
• Totale kosten (dus ook verzending, douane en voorraadbeheer)

Werk samen aan verbeteringen: snellere doorlooptijd, lagere kosten, betere verpakking. Of bouw aan alternatieven, zodat je minder risico loopt als er iets misgaat.

Waar vind je leveranciers?

1. Online B2B-platforms

Websites zoals Alibaba, Made-in-China en Global Sources zijn ideaal om snel veel leveranciers te vinden. Maar pas op:

• Veel aanbieders zijn handelaren
• Alleen fabrikanten kunnen maatwerk en engineering bieden
• Kijk naar nichefocus, certificaten en kwaliteit van de samples

2. Sourcing agent

Wil je niet alles zelf doen of zoek je iets technisch? Dan is een inkoopagent handig. Die kan leveranciers vinden, onderhandelen, fabrieken bezoeken en kwaliteitscontroles regelen.

3. Google en directories

Gebruik zoektermen zoals "OEM + productnaam + land", of “factory” en “supplier”. Check websites, vraag om reviews en controleer certificaten.

Checklist: due diligence

Check altijd deze zaken:

• Is het bedrijf echt geregistreerd? Vraag naar officiële documenten
• Hebben ze capaciteit om jouw volumes te produceren?
• Klopt hun productfocus met jouw wensen?
• Zijn er relevante certificaten aanwezig?
• Hoe ziet hun kwaliteitsproces eruit?
• Hebben ze audits of duurzaamheidskeurmerken?

Betaal- en contracttips

• Zet alles zwart op wit: gebruik een duidelijke inkooporder met alle technische bijlagen.
• Spreek een kwaliteitsnorm af (bijvoorbeeld AQL) en leg boetes vast bij vertraging of fouten.
• Betaalstructuur: vaak 30% vooraf, 70% na inspectie
• Escrow of letter of credit kan veiliger zijn bij grote bedragen
• Reken eventueel in Chinese valuta (RMB) als je marge of onderhandelingspositie wilt verbeteren.

Logistiek en douane

• Kleine volumes? Kies voor LCL
• Grote volumes? FCL is goedkoper per stuk
• Spoed? Luchtvracht, of gebruik rail vanuit China als middenweg
• Zorg voor de juiste HS-codes, verzekeringen en inklaring
• Gebruik tracking en plan een controle voor of bij aankomst

Advies per type ondernemer

Startende webshop

• Zoek leveranciers met lage MOQ en white-label opties
• Vraag all-in prijzen inclusief verpakking en labels
• Kies FOB of EXW en werk met een duidelijke forwarder
• Begin klein, test goed en schaal daarna op

MKB-producent

• Gebruik meerdere leveranciers voor kritieke onderdelen
• Zorg voor traceerbare materialen en goede testrapporten
• Combineer zeevracht voor bulk en luchtvracht voor spoed

Mode- en lifestyle importeur

• Controleer textielcertificaten en sociale audits
• Zet dubbele sourcing op voor seizoenen en trends
• Plan inline inspecties om op tijd te leveren

Groothandel elektronica

• Kies fabrikanten met ervaring in CE, RoHS en batterijen
• Laat labtests uitvoeren voor zendingen
• Koppel eventueel ERP of EDI systemen voor track & trace

Multichannel retailer

• Stem je supplier-strategie af op je marketingkalender
• Combineer verschillende vervoersvormen
• Meet prestaties per leverancier en optimaliseer continu

Conclusie

Als je een goede leverancier wilt vinden, begin dan bij jezelf: weet wat je nodig hebt en wat je verwacht. Door helder te communiceren, goed te vergelijken en slimme keuzes te maken, bouw je aan een betrouwbare supply chain. Het kost even tijd, maar je verdient het dubbel en dwars terug. Veel succes met jouw zoektocht!

Veelgestelde vragen

Is een leverancier hetzelfde als een fabrikant?

Nee. Veel leveranciers zijn tussenpersonen. Vraag altijd wie de fabriek bezit en of ze zelf produceren.

Wat kost een sourcing agent?

Dat hangt ervan af. Sommigen vragen een vast bedrag, anderen werken op commissie. Kies iemand met ervaring in audits en kwaliteitscontrole.

Welke B2B-platforms zijn het beste?

Alibaba, Made-in-China en Global Sources zijn groot. Combineer dit met Google en audits voor zekerheid.

Wat is het verschil tussen LCL en FCL?

LCL betekent dat je een deel van een container gebruikt. FCL is een volle container. FCL is vaak voordeliger per stuk en minder risicovol.

Welke Incoterms zijn handig als je begint?

FOB is een goede start. Jij regelt de zending vanaf het schip. DDP lijkt handig, maar kan duurder zijn en geeft minder controle.