Importeren uit India gids

India is een groeiende productielocatie voor textiel, engineering parts, farmaceutische grondstoffen, meubilair en meer. De winst zit niet alleen in de inkoopprijs, maar in het voorkomen van vertragingen, extra kosten en keuringsproblemen. Een helder proces scheelt weken tijd en veel gedoe. Hieronder staat stap voor stap hoe je import uit India goed organiseert, met praktische vuistregels en concrete actiepunten.

Wat is het?

Importeren uit India is het inkopen en laten vervoeren van goederen van een Indiase leverancier naar je bedrijf in de EU, inclusief exportformaliteiten in India, internationaal transport, inklaring bij de Nederlandse Douane en aflevering. Je regelt de productcompliance voor de EU, kiest passende Incoterms, maakt een transportkeuze (zee, lucht of gecombineerd) en organiseert documenten en betalingen. Het doel: voorspelbare levertijd, volledige naleving en beheersbare kosten.

Wanneer krijg je ermee te maken?

• Je verlegt inkoop van China naar India (bijv. textiel, giet- of draaiwerk, lederwaren).
• Je zoekt maatwerkproductie met kleinere MOQ’s of specifieke certificeringen.
• Je wilt risico’s spreiden over meerdere landen/regio’s.
• Je leverancier biedt prijzen op FOB of CIF basis en vraagt jou transport en inklaring te regelen.
• Je loopt tegen EU-producteisen, langere doorlooptijd of douanestops aan en wilt structuur.

Praktijktip: hou rekening met piekperiodes rond Diwali en jaarafsluiting. Capaciteit is krapper; plan 1-2 weken extra buffer.

Hoe werkt het in de praktijk?

Hieronder een beknopt, werkbaar stappenplan. Gebruik het als checklist per zending.

1) Classificeer het product

• Bepaal de HS-code (goederencode). Dit stuurt invoerrechten, vergunningen en controles.
• Check in TARIC of er invoerrechten, bijkomende heffingen (bijv. anti-dumping) of producteisen spelen.
• Let op: India heeft doorgaans geen EU-preferentie. Rechten variëren per code (vaak 0% tot boven 12%).

2) Toets productcompliance voor de EU

• Denk aan CE (machines, toys, EMC/LVD), REACH/CLP (chemie), voedselcontact, PPE, MDR (medisch), RoHS/EEE.
• Label- en documenteisen (bijv. textielvezelvermelding).
• Voor hout en houten verpakkingen: ISPM-15 (gecertificeerd en gemerkt).
• Let op aankomende EU-regels (bijv. ontbossingseisen voor bepaalde grondstoffen); timing en scope kunnen wijzigen.

3) Maak de inkoopafspraak en kies Incoterms

• Veelvoorkomend uit India: FOB (leverancier levert aan haven in India) of CIF (inclusief zeevracht/verzekering tot EU-haven).
• Advies in de praktijk:

- FOB of FCA geeft jou grip op kosten, planning en rederijkeuze.

- CIF lijkt makkelijk, maar importkosten aan EU-zijde vallen dan vaak hoger uit en verzekering is minimaal.

- DDP door de leverancier klinkt zorgeloos, maar geeft risico op verkeerde aangiften en naheffingen.

4) Bepaal de transportkeuze

• Zeevracht FCL/LCL

- FCL: eigen container. Voordelig en snelste handling bij volume.

- LCL: deelcontainer. Handig bij lage volumes, maar extra overslag en 3-6 dagen extra transittijd.

- Vuistregel: vanaf circa 12-14 m3 is FCL vaak goedkoper dan LCL.

- Zeetransit India – NL: vaak 28-35 dagen port-to-port, afhankelijk van haven en omvaart.

• Luchtvracht

- Deur-tot-deur vaak 5-8 dagen bij correcte papieren.

- Geschikt voor spoed, hoge waardedichtheid of seizoensgevoelige goederen.

• Combinaties

- Sea–air (via Midden-Oosten/Zuidoost-Azie) soms interessant bij beperkte tijdsdruk en kostenbesparing.

• Kies vertrekhavens als Nhava Sheva (JNPT/Mumbai), Mundra, Chennai. Aankomst vaak Rotterdam, Antwerpen, Hamburg.

5) Organiseer documenten en export in India

• Leverancier maakt commercial invoice en packing list kloppend met HS6-beschrijving.
• Exportclearance India: via hun douaneagent. Zorg voor tijdig boekingsnummer en cut-off tijden.
• Voor LCL/FCL: container stuffing en fotos (sealnummer, pallets, tellen). Voor lucht: security screening.

6) Vervoer en aankomst EU

• Voor zee: je ontvangt Bill of Lading (B/L). Voor lucht: Air Waybill (AWB).
• Vroegtijdige veiligheidsdata (EU-ICS2) is verplicht; correcte productomschrijvingen en HS6 helpen vertraging te voorkomen.
• Na aankomst: lossen, terminalafhandeling en inklaring.

7) Inklaring en belastingen

• Aangifte bij de Nederlandse Douane met jouw EORI.
• Invoerrechten op basis van HS-code en oorsprong.
• BTW bij invoer; met artikel 23 kun je BTW verleggen naar de aangifte omzetbelasting (scheelt voorfinanciering).
• Eventuele controles: documentair, fysiek of monstername. Plan 1-3 dagen buffer.

8) Natransport en aflevering

• Aflevering pallet- of stukgoed: afspraken over losplek en venstertijden.
• Containers: voorkom demurrage/detention met tijdige uitname en teruglevering.

9) Verzekering en kwaliteitsbewaking

• Sluit een allrisk transportverzekering (Institute Cargo Clauses A). Reken premie als klein percentage van goederenwaarde.
• Overweeg pre-shipment inspection (PSI), AQL-kwaliteitscontrole en container loading supervision bij nieuwe leveranciers.

Kostenopbouw: waar betaal je voor?

Een hanteerbare indeling:

• Inkoopzijde: goederenwaarde, binnenlands transport in India, exportdocumentatie/THC India.
• Internationaal: zee- of luchtvracht, brandstoftoeslagen, beveiligingstoeslagen, verzekering.
• Aankomst EU: terminal/THC, documentatie, inklaringskosten, invoerrechten, BTW, mogelijke opslag/overlig.
• Natransport: voorlevering in NL/BE/DE, eventueel tail-lift/aanvullende services.

Vuistregel: kijk naar totale landed cost (alle kosten tot magazijn), niet alleen de inkoopprijs of de zeevrachtquote.

Rekenwijze landed cost (voorbeeld zonder bedragen)

Landed cost = goederenwaarde

+ kosten tot vertrekhaven India

+ internationale vracht + toeslagen + verzekering

+ invoerrechten (percentage op douanewaarde)

+ inklarings- en havengelden

+ BTW (verlegd met artikel 23, anders te voldoen)

+ natransport tot jouw losadres

Levertijdindicaties (bij normale doorstroming)

• Zee FCL: boeking en export 5-10 d + vaartijd 28-35 d + lossing/inklaring 3-6 d.
• Zee LCL: FCL-tijden + 3-6 d extra door consolidatie/deconsolidatie.
• Lucht: pick-up/screening 1-2 d + vluchten 1-3 d + inklaring/aflevering 1-3 d.

Veelgemaakte fouten

• Verkeerde of te globale productomschrijving/HS-code, met onverwachte invoerrechten of stops als gevolg.
• CIF accepteren en denken dat dit “all-in” is. Import- en havengelden in Europa komen er nog bovenop.
• Geen artikel 23 geregeld en dus BTW voorfinancieren.
• Onvolledige invoice/packing list (geen HS6, geen nettogewichten per item, vaag omschreven goederen).
• Geen ISPM-15 op houten verpakkingen/pallets; leidt tot vertraging of zelfs afkeuring.
• DDP door leverancier laten doen via een onbekende partij; risico op onjuiste aangiften en naheffingen.
• Piektijden, feestdagen en moesson-invloeden negeren: planning te krap, boetes voor demurrage/detention.

Wat heb je nodig aan documenten/gegevens?

• Bedrijfs- en douanegegevens

- EORI-nummer, btw-nummer, contact en losadres

- Machtiging directe vertegenwoordiging (voor de douane-expediteur)

- Artikel 23-vergunning (als je BTW wilt verleggen)

• Zending- en productdata

- HS-code, duidelijke goederenomschrijving (wat is het, materiaal, toepassing), statistieknummers indien bekend

- Aantal, stuks, nettogewichten per regel, waardes per regel en totaal

- Afmetingen/gewicht voor freight planning, incoterm en plaats

• Handels- en vervoersdocumenten

- Commercial invoice, packing list

- Bill of Lading (zee) of Air Waybill (lucht)

- Verzekeringscertificaat (indien door jou afgesloten)

• Oorsprong en compliance (waar nodig)

- Certificaat van Oorsprong of oorsprongsverklaring (alleen relevant als er preferentie/maatregelen spelen; voor India meestal geen preferentie)

- Productcertificaten/testrapporten: CE DoC, testrapporten, REACH/CLP, RoHS, voedselcontact, SDS voor gevaarlijke stoffen

- Fumigatie/ISPM-15 verklaring voor houten verpakking

• Overig

- Eventuele inspectierapporten (PSI, AQL), foto’s van lading/containerseal

- Inkoopcontract/PO met afgesproken Incoterms en levercondities

Wat kun je zelf doen en waar helpen wij bij?

Wat jij goed zelf kunt regelen

• Productdefinitie, HS-code-voorstel en EU-compliance (eventueel met adviseur/testlab).
• Keuze van Incoterm met je leverancier (bij voorkeur FOB/FCA), betalingsconditie (LC, DP/DA, vooruitbetaling).
• Kwaliteitsafspraken, inspecties en verpakkingsinstructies (incl. ISPM-15).
• Tijdig aanleveren van documenten en artikeldata.

Waar wij dagelijks bij helpen

• Boekingen en planning: zee (FCL/LCL), lucht, natransport en desgewenst sea–air.
• Douane: inklaring, aanlevering veiligheidsdata, artikel 23 toepassen, tariefcontrole, attenderen op maatregelen.
• Operationele opvolging: cut-offs, transhipments, statusupdates, voorkomen van demurrage/detention, issue-resolving.
• Duidelijke kostenopbouw vooraf en naverrekening achteraf.
• Aanspreekpunt voor jouw leverancier in India en terminals/rederijen in Europa.

Lees ook: wat een expediteur voor MKB concreet doet:

https://www.explect.nl/mkb/expediteur

Veelgestelde vragen (FAQ)

• Moet ik een EORI-nummer hebben?

Ja, voor elke invoeraangifte in de EU heb je een EORI nodig. Aanvragen doe je bij de Belastingdienst/Douane.

• Geldt er preferentieel tarief tussen EU en India?

Meestal niet. Ga uit van reguliere EU-tarieven volgens TARIC. Check per HS-code op mogelijke maatregelen.

• Hoe voorkom ik douanevertraging?

Zorg voor een kloppende HS-code, duidelijke omschrijving (wat, materiaal, functie), correcte documenten en tijdig aanleveren van data voor veiligheidsvoormeldingen.

• Wat is realistischer: LCL of FCL?

Onder circa 12-14 m3 kan LCL financieel logisch zijn. Daarboven is FCL vaak voordeliger en sneller in handling.

• Hoeveel speling plan ik rond feestdagen in India?

Reken 1-2 weken extra rond Diwali en jaarafsluiting. Houd ook rekening met moessonperiodes en havencapaciteit.

Actie

Plan intake India import. We lopen jouw route door (product, Incoterms, documenten, transport en douane) en maken een werkbaar plan met tijd en kosten.