gids Importeren uit Amerika VS

Wat is het?

Importeren uit Amerika (VS) is het inkopen en invoeren van goederen uit de Verenigde Staten naar Nederland (en daarmee de EU). Je regelt transport, douaneformaliteiten, betaling van invoerrechten en btw, en controleert of je producten voldoen aan EU-regels. Er is geen vrijhandelsverdrag tussen EU en VS: invoerrechten gelden op basis van de HS-code. De douanewaarde is meestal de factuurprijs plus vracht en verzekering tot de EU-grens.

Wanneer krijg je ermee te maken?

• Je koopt merkproducten, onderdelen of machines bij een Amerikaanse leverancier en wilt deze verkopen in Nederland of de EU.
• Je webshop wil een productlijn uit de VS opnemen met periodieke zendingen (LCL of luchtvracht).
• Je vervangt spoedig onderdelen en kiest voor luchtvracht vanwege levertijd.
• Je start met testorders per pakket of express en groeit door naar lucht- of zeevracht.
• Je hebt een Amerikaanse moeder/partner die voorraad naar NL stuurt voor EU-distributie.

Hoe werkt het in de praktijk?

Onderstaande volgorde werkt in de meeste situaties het beste. Zo voorkom je verrassingen bij prijs en planning.

1) Bepaal product en HS-code

• Classificeer je goederen met de juiste HS-code (douanetariefcode). Dit bepaalt invoerrechten, documenten en eventuele beperkingen.
• Twijfel je? Laat een voorlopige indeling toetsen. Foutieve indeling kost direct geld of veroorzaakt vertraging.

2) Check EU-regelgeving en beperkingen

• Controleer of je product voldoet aan EU-eisen:

- CE-markering voor relevante apparatuur en machines.

- REACH voor chemische stoffen en SVHC.

- RoHS voor elektronica.

- CITES voor natuurproducten.

- Voedsel/cosmetica/medische hulpmiddelen: specifieke EU-regels en soms voorafgaande keuring.

• Houten verpakkingen moeten ISPM 15 gemarkeerd zijn.
• Zonder juiste conformiteit kan de douane je zending vasthouden.

3) Kies Incoterms met je leverancier

• Voor import uit de VS werken in de praktijk vooral deze goed:

- FCA (nabij fabriek/magazijn) of FOB (bij zeehaven): jij regelt hoofdtransport en inklaring. Meeste controle en transparantie in kosten.

- DAP Nederland: verkoper regelt transport, jij doet inklaring en betaalt invoerrechten/btw.

• Vermijd bij voorkeur:

- EXW: exportaangifte in de VS wordt lastig als buitenlandse koper; extra risico en kosten.

- DDP: btw en douanetaken door verkoper leiden vaak tot fouten en discussies in de EU.

4) Kies vervoerswijze en zendingstype

• Express/pakket: kleine en lichte zendingen. Snel, maar minder controle over inklaringskosten.
• Luchtvracht: 5–10 dagen deur-tot-deur. Geschikt voor high value, spoed of beperkte volumes.
• Zeevracht:

- LCL (deelcontainer): bij kleinere volumes. Let op terminal- en afhandelingskosten.

- FCL (volle container): voordelig vanaf ca. 15–18 m3 of bij zware lading. Minder kans op schade/vertraging door minder overslag.

• Houd rekening met piekperiodes (herfst/feestdagen) en havencongestie.

5) Verzekeren

• Sluit een transportverzekering af (all-risk waar mogelijk). Vervoerdersaansprakelijkheid is beperkt en dekt zelden de werkelijke waarde.

6) Boek transport en regel documenten

• Documenten die je standaard nodig hebt:

- Commercial invoice en packing list.

- Air Waybill (AWB) of Bill of Lading (B/L).

- Eventueel certificaat van oorsprong (niet voor preferentieel tarief, EU-VS kent dat niet, soms wel vereist door afnemer of autoriteiten).

- Productcertificaten/conformiteitsverklaringen voor EU.

• In de VS moet de exporteur vaak een EEI-melding doen in AES. Leg in je Incoterms en instructies vast wie dit regelt (bij FCA/FOB: verkoper).

7) Voorbereiden op inklaring in Nederland

• Zorg voor je EORI-nummer.
• Overweeg een artikel 23-vergunning om import-btw te verleggen naar je btw-aangifte.
• Geef je expediteur een machtiging voor de douaneaangifte en lever alle gegevens aan (waarde, goederenomschrijving, HS, Incoterm, kosten).
• De douane baseert de douanewaarde op de transactieprijs plus vracht en verzekering tot aan binnenkomst in de EU.

8) Aankomst en douaneafhandeling

• De vervoerder meldt de lading aan. De expediteur dient de invoeraangifte in met de juiste codes, waarde en bijlagen.
• Na eventuele controle of fysiek onderzoek volgt vrijgave.
• Je betaalt invoerrechten en btw, tenzij btw is verlegd met artikel 23. Daarna volgt aflevering.

9) Aflevering en nazorg

• Check zending bij ontvangst. Noteer zichtbare schade op de CMR of leverbon.
• Bewaar dossier en documenten volgens bewaarplicht (7 jaar). Dit is nodig voor fiscale en douanecontroles.

Kosten en doorlooptijden

• Doorlooptijd:

- Luchtvracht: doorgaans 5–10 dagen deur-tot-deur (inclusief handling en inklaring).

- Zeevracht: doorgaans 20–30 dagen deur-tot-deur (route en congestie kunnen dit verlengen).

• Kostenopbouw (meest voorkomend):

- Goederenwaarde en valuta-omrekening (douane gebruikt maandkoers).

- Hoofdtransport (lucht/zee), voor- en natransport.

- Verzekering.

- Douanekosten: invoerrechten (per HS-code) en invoer-btw.

- Afhandelingskosten: terminal, documentatie, inklaringskosten, opslag indien van toepassing.

Vuistregel: vergelijk altijd totaalprijs deur-tot-deur per Incoterm. Let op verborgen posten bij LCL (terminal/afhandeling) en bij express (inklarings- en opslagkosten bij vertraging).

Rekenvoorbeeld (indicatief)

• Factuurwaarde: 10.000 USD. Douanekoers 0,92 = 9.200 EUR.
• Zeevracht + verzekering tot EU-grens: 1.000 EUR.
• Douanewaarde: 10.200 EUR.
• Stel invoerrecht: 4% van 10.200 = 408 EUR (tarief verschilt per HS).
• Btw 21% over (10.200 + 408) = 2.228,88 EUR.
• Met artikel 23 verleg je deze btw naar je aangifte (geen directe kasuitstroom).
• Afhandelings- en inklaringskosten komen daar nog bij (verschillen per zending).

Veelgestelde vragen (FAQ)

• Hoe lang duurt import uit de VS?

- Lucht: meestal 5–10 dagen. Zee: 20–30 dagen. Tel erbij: inklaring en voor-/natransport.

• Betaal ik invoerrechten op goederen uit de VS?

- Ja. Er is geen EU-VS vrijhandelsverdrag. Tarief hangt af van de HS-code.

• Kan ik import-btw verleggen?

- Ja, met een artikel 23-vergunning. Zonder die vergunning betaal je btw bij inklaring.

• Welke Incoterm is het beste?

- Vaak FCA of FOB, omdat jij dan de regie hebt over kosten en inklaring. Vermijd EXW en DDP voor import naar de EU.

• Mag ik merkproducten uit de VS zomaar doorverkopen in de EU?

- Let op merkuitputting. Voor producten van buiten de EER is vaak toestemming van de merkhouder nodig. Laat dit vooraf checken.

Veelgemaakte fouten

• Verkeerde of te globale goederenomschrijving/HS-code waardoor te hoge rechten of controles volgen.
• EXW afspreken, waarna exportaangifte in de VS misloopt en de zending blijft staan.
• DDP laten leveren zonder duidelijke afspraken over btw en douane, met naheffingen als gevolg.
• Onduidelijke Incoterms op de factuur (geen plaats genoemd) of Incoterms niet van de juiste versie (gebruik Incoterms 2020).
• Geen of onvoldoende productconformiteit (CE/REACH/RoHS), waardoor vrijgave wordt geweigerd.
• Geen transportverzekering afsluiten; bij schade blijkt de vervoerder maar beperkt aansprakelijk.
• Onvolledige documenten (geen ISPM 15 markering op hout, ontbrekende packing list, verkeerde aantallen).
• Onrealistische doorlooptijden beloven, zonder rekening te houden met piekdrukte en douanecontroles.

Wat heb je nodig aan documenten/gegevens?

• Bedrijfsgegevens: KVK-nummer, contact, leveradres.
• EORI-nummer van je bedrijf.
• Eventueel artikel 23-vergunning voor btw-verlegging.
• Machtiging aan je douane-expediteur.
• Commercial invoice met:

- Verkoper/koper, adres, btw/EORI, referenties.

- Duidelijke omschrijving goederen, HS-code indien bekend.

- Aantal/gewicht, stuksprijs, totaalprijs, valuta.

- Gekozen Incoterm 2020 met plaats (bijv. FOB Los Angeles).

• Packing list (colli, maten, bruto/netto).
• AWB of B/L (vervoersdocument).
• Eventueel certificaat van oorsprong (non-preferentieel; alleen als gevraagd).
• Productdocumentatie: CE, conformity statements, testverslagen.
• Voor gevaarlijke goederen: SDS/MSDS en eventuele IATA/IMDG-verklaringen.
• Voor luchtvracht: shipper’s instructions; bij lithiumbatterijen specifieke vereisten.
• Export VS: bevestiging dat de EEI door de verkoper is ingediend (indien vereist).

Wat kun je zelf doen en waar helpen wij bij?

Wat je zelf goed kunt regelen

• Definitieve productspecificaties en correcte HS-code-voorstel.
• Incoterms afstemmen met je leverancier en dit op de factuur laten zetten.
• Compliance check op CE/REACH/RoHS en benodigde certificaten verzamelen.
• Keuze maken tussen express, luchtvracht of zeevracht op basis van waarde, volume en levertijd.
• Dossier compleet aanleveren: invoice, packing list, EORI, machtiging en eventuele vergunningen.

Waar wij meestal bij helpen

• Route- en transportkeuze (express, lucht, LCL/FCL), inclusief realistische lead times.
• Offerte en totaalkosten-inschatting deur-tot-deur, inclusief afhandelingsposten.
• Douane-indeling toetsen, aangifte opstellen en inklaring uitvoeren.
• Inzet van artikel 23 en btw-afhandeling in de praktijk.
• Voorkomen van valkuilen rond EXW/DDP, VS-exportformaliteiten en documentcontrole.
• Planning en tracking, aansturen van laad-/losafspraken en natransport.
• Opslag of tijdelijke oplossingen bij vertragingen of partiële vrijgave.

Wil je weten hoe wij werken als partner voor MKB? Lees meer over onze rol als expediteur: https://www.explect.nl/mkb/expediteur

Actie

Staat er een zending of product op je lijst? Vraag een VS import offerte aan met productomschrijving, HS (indien bekend), gewicht/volume, laadadres in de VS en gewenste leverplaats in NL.