Bol.com verkopers: compleet stappenplan

Wat is het?

Importeren uit China voor bol.com betekent dat je goederen koopt van een Chinese leverancier en deze in de EU/Belgie/Nederland invoert om via bol.com te verkopen. Je regelt of laat regelen: productie, kwaliteitscontrole, transport, douaneaangifte en naleving van EU-regels zoals CE (productveiligheid). Kernbegrippen: HS-code (tariefindeling), invoerrechten, BTW bij import, incoterms (leveringsafspraken) en bol.com-specifieke eisen aan verpakking en labels.

Wanneer krijg je ermee te maken?

• Je start met private label en wilt snel testen met een kleine batch.
• De huidige leverancier verhoogt prijzen of levertijden en je zoekt alternatief in China.
• Je schaalt op en wil lagere kosten per stuk via zeevracht of rail.
• Je product valt in een categorie met regels (elektrisch, speelgoed, cosmetica, voedselcontact).
• Je stapt over naar FBB (Fulfilment by bol.com) en moet aanleverafspraken en labels scherp krijgen.
• Je hebt vertraging door Chinese feestdagen (CNY, Golden Week) of piekdrukte in zeehavens.

Hoe werkt het in de praktijk?

Volg deze volgorde. Sla geen stap over; elke fout werkt door in kosten of vertraging.

1) Productkeuze en snelle margecheck

• Bepaal vraag/aanbod op bol.com, concurrentie, retourrisico en seizoenen.
• Reken direct met alle kostenposten: productprijs (EXW of FOB), transport per stuk, invoerrecht, BTW bij import, bol.com-commissie, fulfilment (FBB of eigen), verpakking, schade/afkeur.
• Let op afmetingen/gewicht. Volumetrisch gewicht kan luchtvracht verdubbelen en FBB-tarieven verhogen.

2) Regelgeving en CE-conformiteit

• Check of je product onder CE valt (o.a. EMC/LVD voor elektronica, Speelgoedrichtlijn EN 71, RoHS, RED voor draadloos, MDR voor medisch). Niet elk product heeft CE, maar veel wel.
• Vraag aan de leverancier: testrapporten van een erkend lab, Declaration of Conformity (DoC), risicoanalyse, handleiding in NL en juiste markeringen (CE, WEEE, batterijpictogram).
• Houd rekening met EPR-regels (verpakkingen, WEEE, batterijen). Registratie en rapportage kunnen verplicht zijn.

3) Leverancier selecteren en vastleggen

• Vergelijk ten minste drie leveranciers op prijs, MOQ, doorlooptijd en kwaliteitsborging.
• Bestel samples, bepaal een "golden sample", leg specificaties vast in PO/contract (materialen, tests, labels).
• Spreek een incoterm af. Voor MKB is FOB (leverancier levert aan de haven) of FCA vaak het best beheersbaar. Vermijd DDP door de leverancier; risico op boetes en niet-kloppende inklaring.

4) HS-code en invoerrechten vaststellen

• De HS-code bepaalt invoerrechten en restricties. Een verkeerde code kan duizenden euro's kosten of stilstand bij douane.
• Laat een voorlopige indeling en tariefcheck doen op basis van een duidelijke productspecificatie en foto's. Explect helpt met een HS-code + documentencheck.
• Let op bijzondere heffingen (anti-dumping, toezichtmaatregelen). Dit verschilt per productgroep.

5) Transport kiezen: zee, rail, lucht of express

• Zeevracht LCL/FCL: goedkoop per stuk, doorlooptijd doorgaans 30–45 dagen deur-deur.
• Rail (China–EU): 18–25 dagen, kosten tussen zee en lucht.
• Luchtvracht: 5–10 dagen, duurder; geschikt voor lichte/duurdere items of een eerste batch.
• Hou rekening met piekperiodes (Chinese Nieuwjaar, Golden Week) en buffertijd in je planning.

6) Verpakking, markering en bol.com-eisen

• Zorg voor productlabels (EAN), CE-markering waar nodig, en NL-handleiding.
• Voor FBB: houd aanleverspecificaties en labels van bol.com aan. Verpak per SKU consistent en vermeld nettogewicht/afmetingen.
• Gevaarlijke stoffen/batterijen? Lever MSDS/UN-verklaringen en volg IATA/IMDG-eisen.

7) Boek zending en verzekering

• Verzamel: handelsfactuur, paklijst, HS-code, incoterm, laadadres, ontvanger.
• Kies verzekering op basis van goederenwaarde en risico. Schade bij LCL komt voor; verzeker als de continuiteit van je shop ervan afhangt.

8) Inklaring en betalen van invoerheffingen

• Bij aankomst doet een expediteur de douaneaangifte met jouw gegevens (o.a. EORI-nummer).
• Je betaalt invoerrechten (percentage over de douanewaarde) en BTW bij import. Met een artikel 23-vergunning kun je BTW verleggen; anders betaal je bij inklaring en verwerk je dit in de BTW-aangifte.
• Bewaar alle documenten voor je administratie en compliance-dossier.

9) Kwaliteitscontrole en ontvangst

• Plan eventueel een pre-shipment inspection in China (AQL). Dat is goedkoper dan retouren in NL.
• Controleer bij ontvangst hoeveelheden, schade, labels en serienummers/batches.

10) Opslag en fulfilment

• Kies FBB of eigen fulfilment/3PL. Stuur voorraad slim in om FBB-bewaar- en oversize-kosten te beperken.
• Monitor omloopsnelheid en herbestelpunten met je transittijden in het achterhoofd.

Rekenvoorbeeld: 4% invoerrecht kan je marge halveren

Product met lage marge, lucht/rail of LCL, verkoop op bol.com.

• Verkoopprijs: 12,00
• Bol.com commissie (15%): 1,80
• Inkoop (FOB): 6,00
• Vervoer + afhandeling per stuk: 1,50
• FBB/verpakkingskosten: 2,00
• Overig (afkeur/retouren/reserve): 0,20
• Douanewaarde (indicatief): 7,50
• Invoerrecht 4% over 7,50 = 0,30

Marge zonder invoerrecht: 12,00 - 1,80 - 6,00 - 1,50 - 2,00 - 0,20 = 0,50

Marge met 4% invoerrecht: 0,50 - 0,30 = 0,20

In dit scenario snijdt 4% invoerrecht de marge van 0,50 naar 0,20 per stuk. Bij hogere retourpercentages of iets duurdere luchtvracht is het snel negatief. Conclusie: reken invoerrechten en alle logistieke kosten vroeg mee, liefst per SKU en verzendmethode.

Vuistregel: test kleine batches via lucht/rail alleen als je minimaal 30–40% brutomarge op landingskosten verwacht. Anders eet commissie + heffing je winst op.

Veelgemaakte fouten

• Alleen naar inkoopprijs kijken en niet naar totale landed cost per stuk.
• DDP laten regelen door de leverancier. Korte termijn makkelijk, lange termijn risico op boetes en geen geldige BTW.
• Geen harde productspecificaties/labels vastleggen, waardoor CE/DoC of markeringen niet kloppen.
• Verkeerde HS-code gebruiken of geen tariefcheck doen; resulteert in nabetalingen of stilstand.
• Chinese feestdagen onderschatten; productie en afvaart schuiven zomaar 2–4 weken.
• Geen kwaliteitsinspectie bij de eerste orders; retouren en slechte reviews kosten meer dan de inspectie.
• Batterij/ADR-vereisten negeren; zendingen worden geweigerd in luchtvracht.

Wat heb je nodig aan documenten/gegevens?

• Bedrijfsgegevens + EORI-nummer (EU douaneregistratie).
• Handelsfactuur en paklijst met: verkoper/koper, incoterm, HS-code, aantallen, bruto/nettogewicht, waarde en valuta.
• Verzenddocumenten: booking, vrachtbrief (HBL/MBL voor zee, AWB voor lucht), verzekeringscertificaat indien van toepassing.
• Product-compliance: relevante CE-richtlijnen, testrapporten (bijv. EN 71, EMC/LVD, RED, RoHS), Declaration of Conformity, NL-handleiding, labels/markeringen.
• Veiligheidsdocumenten: MSDS en UN-verklaring voor batterijen/gevaarlijke stoffen.
• Eventuele EPR-registraties (verpakkingen, WEEE, batterijen) en nummers voor je administratie.
• Leverancierscontract/PO met specificaties, golden sample-referentie en kwaliteitscriteria.

Wat kun je zelf doen en waar helpen wij bij?

Zelf doen

• Productonderzoek, concurrentieanalyse en eerste margecalculatie per SKU en verzendmethode.
• Leveranciersselectie, samples en het vastleggen van specificaties/labels.
• CE-dossier verzamelen bij de leverancier en controleren of dit logisch aansluit op jouw productvariant.
• Keuze voor incoterm (bijv. FOB/FCA) en gewenste doorlooptijd.
• Data aanleveren: factuur/paklijst, contactgegevens afhaal/leveradres.

Waar wij bij helpen

• HS-code + documentencheck: tariefindeling, invoerrechten-inschatting en controle van kerncertificaten.
• Transportadvies en -boeking: zee (LCL/FCL), rail, lucht of express met realistische doorlooptijden.
• Douaneaangifte en inklaring in NL/BE, inclusief BTW-verleggingsflow als je artikel 23 hebt.
• Verzekering en schadeafhandeling; heldere afspraken over aansprakelijkheid en foto-rapportages.
• Pre-shipment inspection organiseren via partners en advies over verpakking/markeringen.
• Levering naar FBB of jouw 3PL, inclusief afspraken over tijdvakken en aanleverlabels.

Veelgestelde vragen (FAQ)

• Welke incoterm is verstandig voor bol.com sellers?

Meestal FOB of FCA. Je houdt controle over hoofdtransport en inklaring. DAP kan als je een sterke forwarder hebt. DDP door de leverancier liever niet.

• Hoe lang duurt verzenden uit China?

Zee LCL/FCL: ca. 30–45 dagen deur-deur. Rail: 18–25 dagen. Lucht: 5–10 dagen. Rond Chinese Nieuwjaar en Golden Week lopen tijden op.

• Heb ik altijd CE nodig?

Niet altijd. Het hangt af van de productcategorie. Elektronica, speelgoed en draadloos vrijwel altijd; textiel zonder elektronica meestal niet. Laat je product toetsen tegen de juiste richtlijnen.

• Kan ik BTW bij import verleggen?

Ja, met een artikel 23-vergunning (NL) kan de BTW bij import worden verlegd naar je BTW-aangifte. Zonder vergunning betaal je bij inklaring en trek je later af in de aangifte.

• Hoe wordt het invoerrecht berekend?

Over de douanewaarde (meestal CIF: goederenwaarde + internationale vracht + verzekering tot de EU-grens), vermenigvuldigd met het tarief op basis van je HS-code. Tarieven verschillen per product.

Meer verdieping nodig? Bekijk ook: https://www.explect.nl/importeren-uit-china

Actie: Plan een e-commerce intake, neem je SKU-lijst mee en vraag direct een HS-code + documentencheck aan. Wij lopen je marge, CE en transportkeuzes stap voor stap door.