Artikel 23 btw bij import

Wat is het?

Artikel 23 is een vergunning van de Belastingdienst waarmee je de btw over invoer niet aan de douane betaalt, maar in je eigen btw-aangifte aangeeft. Je boekt de verschuldigde btw en trekt die in dezelfde aangifte af, mits je recht op aftrek hebt. Netto betaal je dan op dat moment niets. Dit verbetert je cashflow, vooral bij hogere of frequentere importen.

Vuistregel: met artikel 23 verschuif je de btw-betaling van de grens naar je btw-aangifte. De douane heft niet; jij verantwoordt en verrekent.

Wanneer krijg je ermee te maken?

• Je importeert goederen uit niet-EU landen (bijv. China, VS, VK) en wilt de 21% btw niet voorfinancieren aan de douane.
• Je hebt structurele importstromen en merkt dat terugvragen van btw weken tot maanden kan duren.
• Je hebt wisselende liquiditeit en wilt voorspelbare btw-afwikkeling in je aangifteperioden (maand/kwartaal).
• Je bent niet in Nederland gevestigd, maar je laat in Nederland inklaren met een fiscale vertegenwoordiger.

Let op: artikel 23 geldt voor invoer in Nederland. Laat je in een andere EU-lidstaat inklaren, dan geldt het regime van dat land.

Hoe werkt het in de praktijk?

1) Toets of je in aanmerking komt

• In Nederland gevestigde ondernemer (of vaste inrichting hier), met een Nederlands btw-nummer.
• Of: je werkt met een algemene fiscale vertegenwoordiger die een artikel 23-vergunning heeft (voor niet in NL gevestigde ondernemers).
• Op tijd en correct btw-aangifte doen, en een deugdelijke administratie voeren.

2) Vraag de vergunning aan

• Dien de aanvraag in bij de Belastingdienst (vergunning artikel 23). Doorlooptijd: meestal enkele weken, kan verschillen.
• De Belastingdienst beoordeelt je betrouwbaarheid en administratieve inrichting.

3) Stel je logistieke proces in

• Informeer je douane-expediteur dat je artikel 23 gebruikt.
• De expediteur geeft in de aangifte invoer (IM4) aan dat de btw wordt verlegd via artikel 23.
• Gebruik steeds dezelfde importeur (jouw entiteit) en zorg dat het btw-nummer klopt op de documenten.

4) Verwerk administratief in je btw-aangifte

• Neem de verschuldigde import-btw op in je aangifte, doorgaans onder rubriek 4a (of de actuele rubriek voor import-btw via artikel 23) en trek dezelfde btw af in rubriek 5b voor aftrek voorbelasting.
• Controleer dat de bedragen aansluiten op je douaneaangiften.

5) Controle en dossiervorming

• Bewaar per zending: commerciële factuur, transportkosten, douanewaarde-berekening, IM4-aangifte/overzicht, toegepaste tarief en btw-percentage.
• Maak een maand- of kwartaaloverzicht: som van verschuldigde import-btw volgens de aangiften en de boeking in je btw-aangifte.

Rekenvoorbeeld cashflow

• Goedereninvoer: 100.000 euro, tarief 21%.
• Zonder artikel 23: je betaalt 21.000 euro aan de douane en vraagt dit later terug via de btw-aangifte.
• Met artikel 23: je betaalt niets aan de douane. In je aangifte boek je 21.000 verschuldigd (rubriek 4a) en 21.000 voorbelasting (rubriek 5b). Netto 0. Cashflowbesparing: 21.000 op dat moment.

Let op nuances

• Importeer je goederen met 9% of 0% btw, dan verleg je tegen dat tarief.
• Beperkte aftrek? Dan kun je niet alle import-btw in 5b aftrekken. Het niet-aftrekbare deel blijft verschuldigd.

Veelgemaakte fouten

• Geen vergunning hebben maar wel laten verleggen via de aangifte. De douane/belastingdienst kan naheffen en boetes opleggen.
• Verkeerde rubriek in de btw-aangifte gebruiken of vergeten de tegenboeking in 5b te doen.
• Bedragen niet laten aansluiten: verschil tussen douanewaarde (plus rechten/kosten) en wat in de aangifte is geboekt.
• Artikel 23 toepassen terwijl je niet in NL gevestigd bent en geen fiscale vertegenwoordiger gebruikt.
• Onjuiste btw-tarieven toepassen (standaard 21% terwijl 9% of 0% hoort, of andersom).
• Onvolledige dossiers: ontbrekende IM4-aangiften, ontbrekende transportkosten waardoor de douanewaarde niet klopt.
• Incoterms die niet passen bij wie de importeur is (bijv. DDP door leverancier, waardoor jij geen importeur bent en artikel 23 niet kunt toepassen).

Wat heb je nodig aan documenten/gegevens?

• Je Nederlandse btw-nummer en, waar van toepassing, de vergunning artikel 23 (of een vertegenwoordigingsovereenkomst met een fiscale vertegenwoordiger).
• EORI-nummer (nodig voor douaneaangiften).
• Per zending:

- Commerciele factuur met goederenomschrijving, aantal, waarde en valuta.

- Vervoersdocumenten (Air Waybill, Bill of Lading, CMR).

- Incoterms en leveringsplaats.

- Kostenspecificatie voor douanewaarde (transport, verzekeringen tot aan de EU-grens, eventuele royalty’s of assisten).

- Goederencode (HS-code), preferentie (bijv. EUR.1/ oorsprongsverklaring) en toepasselijke douanerechten.

- IM4-aangifte (uit DMS/AGS) en eventuele UTB’s.

• Je btw-aangiftes en interne aansluitingsoverzichten tussen aangiften en douanegegevens.

Wat kun je zelf doen en waar helpen wij bij?

Wat kun je zelf doen

• Bepaal of je in aanmerking komt en vraag de vergunning artikel 23 aan bij de Belastingdienst.
• Richt je administratie zo in dat import-btw via artikel 23 correct wordt geboekt (rubriek 4a en 5b) en maandelijks/ per kwartaal wordt afgestemd.
• Leg met je leverancier en expediteur vast wie de importeur is, welke Incoterms gelden en dat artikel 23 wordt toegepast.
• Bewaak de volledigheid van je douanedossiers en controleer de douanewaarde.

Waar helpen wij bij

• Inrichting van je importproces en afstemming tussen douane en btw-administratie.
• Aanleveren van juiste gegevens in de douaneaangifte (jouw btw-nummer/vergunning artikel 23) en controle op tarief, waarde en documenten.
• Periodieke aansluiting tussen douane-overzichten en je btw-aangifte.
• Praktisch advies bij niet-standaard situaties (gedeeltelijke aftrek, vertegenwoordiging, inklaren via andere EU-landen).
• Meer weten over onze douanedienstverlening: https://www.explect.nl/diensten/douane

Veelgestelde vragen (FAQ)

Kan ik artikel 23 gebruiken als ik buiten Nederland gevestigd ben?

Ja, maar niet rechtstreeks. Je hebt dan een algemene fiscale vertegenwoordiger in Nederland nodig die voor jou inklaart met zijn artikel 23-vergunning. Zonder vertegenwoordiger kan het niet.

In welke rubriek van de btw-aangifte boek ik dit?

Gebruik doorgaans rubriek 4a voor de verschuldigde import-btw en rubriek 5b voor de aftrek. Rubriekbenamingen kunnen wijzigen; volg de actuele instructies van de Belastingdienst of je boekhoudpakket.

Wat als ik slechts een deel van de btw mag aftrekken?

Dan verleg je nog steeds de import-btw via artikel 23, maar je trekt in rubriek 5b alleen het aftrekbare deel af. Het niet-aftrekbare deel blijft verschuldigd in je aangifte.

Werkt artikel 23 ook als ik in een andere EU-lidstaat inklaar?

Nee. Artikel 23 geldt voor invoer die in Nederland wordt aangegeven. Laat je in een andere lidstaat inklaren, dan geldt het lokale regime van die lidstaat.

Hoelang duurt de aanvraag?

Meestal enkele weken. De Belastingdienst kan aanvullende vragen stellen. Bij een goede administratie en tijdige aangiften gaat het doorgaans sneller.

Actie

Wil je weten of artikel 23 voor jouw importen loont en hoe je het netjes inricht? Vraag artikel 23 advies aan. Wij bekijken je situatie, richten het proces in en zorgen dat de aangifte en douaneaangiften op elkaar aansluiten.