Zo beheer je moeiteloos je transport via Expect Online

Introductie: Een transport boeken is één ding, maar weten waar je zending zich bevindt, wat er nog moet gebeuren, en wie waarvoor verantwoordelijk is? Dat is waar Expect Online het verschil maakt. In deze blog neem ik je stap voor stap mee door een fictief transport in het platform. Zo zie je precies wat je kunt verwachten, welke acties je kunt ondernemen, en hoe je het maximale uit het systeem haalt.

Inhoudsopgave: In dit artikel lees je:

• Wat je ziet zodra je een transport boekt
• Hoe je informatie zoals referenties en stakeholders aanpast
• Wat to-do's zijn en hoe je ze inzet
• Hoe je documenten toevoegt of taken aan teamleden toewijst
• Hoe je status, voortgang en tracking volgt
• Welke gegevens beschikbaar zijn in het dossier

Wat je ziet zodra je een transport boekt Zodra je een transport boekt in Expect Online, krijg je een overzicht van het dossier. Je ziet de actuele status van het transport: dit kan 'geboekt', 'in transit' of – zoals in ons fictieve voorbeeld – 'geannuleerd' zijn. Ook zie je belangrijke gegevens zoals:

• De boekingsdatum
• Het unieke transportnummer
• De gekozen incoterm
• De modaliteit (bijv. zeevracht, luchtvracht, wegtransport)
• Eventuele ingevulde referenties
• Betrokken stakeholders

Met één klik kun je terug naar de oorspronkelijke offerte, handig als je iets wilt checken.

Informatie aanpassen: referenties en stakeholders Heb je een foutje ontdekt in de referentie? Of wil je een andere stakeholder toevoegen aan het transportdossier? Dat kan eenvoudig vanuit het overzicht. Door te klikken op het potloodicoontje kun je referenties aanpassen. Je kunt ook extra stakeholders toevoegen, zoals collega’s of externe partners. Zo blijft iedereen op de hoogte van de laatste stand van zaken.

To-do’s: je persoonlijke takenlijst Expect Online werkt met to-do’s: automatische of handmatige taken die ervoor zorgen dat jouw transport niet stil komt te liggen. Denk aan:

• Levergegevens aanvullen
• Een document uploaden zoals een betaalbewijs
• Goederen gereed melden

In ons voorbeeld komt er automatisch een to-do binnen: "Vul de levergegevens aan". Je voert de gegevens in, zoals adres, postcode en overige informatie. Zodra je dit indient, controleert iemand van Explect of de info klopt en of een vrachtwagen hier bijvoorbeeld terecht kan. Is alles in orde? Dan verdwijnt de taak vanzelf.

Zelf taken aanmaken voor collega’s Je kunt ook zelf een to-do aanmaken voor een collega. Bijvoorbeeld:

1. Klik op het plus-icoon bij de to-do’s
2. Kies 'Upload een document' of 'Voer een handmatige actie uit'
3. Beschrijf de taak (bijv. "Upload betaalbewijs")
4. Stel een deadline in
5. Wijs de taak toe aan een collega (bijv. Rick Roos)

Deze to-do verschijnt vervolgens automatisch in het overzicht van jouw collega.

Documenten en gegevens bijhouden Onderin het scherm zie je welke documenten al zijn geüpload (zoals de paklijst of de commercial invoice), wanneer goederen gereed zijn, en andere gegevens die je hebt toegevoegd. Staat er nog niks ingevuld? Geen zorgen – je kunt dit later aanvullen. Als je bij het aanvragen van de offerte al productinformatie hebt opgegeven, worden deze hier ook getoond.

Track & trace van je zending Aan de rechterkant zie je een kaartje waarop je live tracking kunt volgen. Zodra er een Bill of Lading (BL) of containernummer beschikbaar is, zie je waar de container zich bevindt – inclusief de vaarroute. Is er geen live tracking mogelijk? Dan zie je de voortgang in procenten en de status van elk event. Als er een to-do aan een bepaald event is gekoppeld (zoals "Document nog uploaden"), dan staat dat ook netjes aangegeven.

Transparantie in het hele transportproces Expect Online zorgt voor maximale transparantie in jouw logistieke operatie. Of het nu gaat om het aanvullen van gegevens, samenwerken met collega’s of documenten uploaden – alles is ontworpen om het jou zo makkelijk mogelijk te maken.

Conclusie: Zoals je hebt gezien, biedt Expect Online een overzichtelijke, gestructureerde en flexibele manier om jouw transportdossiers te beheren. Van boeking tot aflevering: je hebt altijd grip op het proces. Heb je vragen of wil je hulp bij een specifieke zending? Neem gerust contact met ons op – wij denken graag met je mee!

Veelgestelde vragen:

Vraag 1: Hoe weet ik of mijn transport is gevalideerd? Antwoord: Je ontvangt automatisch een bevestiging zodra een to-do is goedgekeurd door Explect.

Vraag 2: Kan ik later nog documenten uploaden? Antwoord: Ja, je kunt op elk moment extra documenten toevoegen aan het dossier.

Vraag 3: Wat gebeurt er als ik een to-do niet op tijd voltooi? Antwoord: Het transportproces kan vertraging oplopen. Zorg dus dat je deadlines respecteert of geef dit aan bij je contactpersoon.

Vraag 4: Kan ik zien wie welke actie heeft uitgevoerd? Antwoord: Ja, bij elke to-do of upload staat vermeld wie deze heeft toegevoegd of afgerond.

Vraag 5: Is live tracking altijd beschikbaar? Antwoord: Alleen als er een BL of containernummer beschikbaar is. Anders zie je een geschatte voortgang.